Exchange Online & Archiving
Mail, Archiv und Compliance-Anforderungen treffen auf SKU-Grenzen – CHAOS strukturiert den Mix.
Problem
Archivierung wird oft additiv gekauft: Exchange Online Archiving, Microsoft 365 Archive, Drittanbieter-Backup. Postfach-Größen und Litigation Hold verschärfen Kosten. Shared Mailboxes und Ressourcenpostfächer verfälschen schnell die SKU-Wahl. Kein Team hat alle drei Dimensionen (Kosten, Compliance, UX) in einer Tabelle.
Ansatz mit CHAOS
CHAOS kartiert Postfach-Typen, Archivbedarf (soweit aus Signalen/Rollen ableitbar) und bestehende Add-ons. Regeln vergleichen konforme Pfade (Bundle vs. Add-on) und markieren Doppelkäufe. Evidence Packs erklären Migrations- oder Kürzungsschritte für Stakeholder.
Ergebnis aus CHAOS
Schlankerer Archiv- und Postfach-SKU-Mix, weniger Doppelkäufe und klarere Zuständigkeiten zwischen IT und Compliance. Einsparungen sind im Jahresbudget verankerbar.
Erkenntnis
Archiv ist Langläufer: einmalige Bereinigung ohne Policy-Update führt innerhalb von Monaten wieder zu Drift. Regelmäßige Regel-Läufe lohnen sich.