Anonymisiertes Fallbeispiel: Lizenzmix-Optimierung mit CHAOS
Ein EU-Unternehmen mit 3.500 Mitarbeitenden und mehreren Standorten hatte hohe Microsoft 365 E3-Abdeckung, viele Project- und Visio-Plätze sowie wenig Governance. CHAOS analysierte Nutzung und Rollen, simulierte Alternativen und automatisierte Zuweisungen inkl. Why-Layer.
Ausgangslage
Zu viele High-End-Lizenzen, manuelle Listen und Ausnahmen. CSP/NCE-Wechsel erhöhten den Druck auf Transparenz.
Ziel: Compliance beibehalten, Service-Level sichern, Gesamtkosten der Microsoft Online-Lizenzen senken.
Im Detail: Über Jahre war Microsoft 365 E3 zum „Standard für fast alle“ geworden – inklusive Außendienst, Werkhallen und reinen Mailbox-Nutzern. Project und Visio lagen als Add-ons flächendeckend im Bestand, obwohl nur wenige Fachbereiche sie wirklich nutzten. Finance und IT hatten unterschiedliche Excel-Versionen der „Wahrheit“; eine gemeinsame, auditfähige Spur fehlte.
Vorgehen mit CHAOS
Analyse → Regeln → Simulation → Automatisierung → Audit Reporting. Jede Stufe wurde mit Stakeholdern aus IT, Finance und Compliance abgestimmt.
Ergebnis
Der Lizenzmix wurde an tatsächlichen Bedarf und Rollen ausgerichtet. Overlicensing wurde abgebaut, kritische Gruppen blieben abgesichert.
Die Umstellung lief in Wellen (Pilot → Fachbereiche → Restmandant). Jede Verschiebung war mit Why-Layer dokumentiert: Datenquelle, Regelversion, ausgeschlossene Alternativen. So konnten Datenschutz und Betriebsrat die fachliche Begründung nachvollziehen, ohne in Lizenzmetaphern zu versinken.
Lizenzzählungen vorher / nachher (Auszug)
| SKU | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Microsoft 365 E3 | 2300 | 1380 |
| Project Plan 3 | 213 | 99 |
| Visio Plan 2 | 148 | 51 |
Neuzuordnung der 920 Konten (ehemals Microsoft 365 E3)
Die Differenz von 920 Konten wurde nach Rollenmodell auf kosteneffizientere SKUs verteilt – ohne kritische Produktivitätsfunktionen zu gefährden.
Microsoft 365 F3 — 280
Frontline und geteilte Geräte: Teams, E-Mail in eingeschränktem Umfang, keine vollwertige Desktop-Office-Installation erforderlich.
Microsoft 365 E1 — 350
Wissensarbeiter mit Web-Office und Teams; kein lokales Office-Paket notwendig.
Exchange Online (Plan 1) — 100
Reine Mailbox-Nutzer ohne Teams/SharePoint-Anforderung im definierten Profil.
SharePoint Online (Plan 1) — 90
Fachliche Portale ohne vollständigen Microsoft 365 Workload.
Microsoft Teams Essentials — 100
Externe Projektteams mit Teams-Fokus, reduzierte Microsoft 365 Tiefe.
Annahmen / ASSUMPTION
- Region: EU, Währung: EUR.
- Abrechnung: Listenpreise als monatlicher User-Preis, hochgerechnet auf Jahreskosten (×12).
- Preisreferenz: öffentliche Microsoft Produktseiten (Listenpreise können je Region, Kanal und Vertrag abweichen). Unsichere Einzelwerte sind als ASSUMPTION gekennzeichnet.
- Die Darstellung erklärt die Modellrechnung nachvollziehbar und ersetzt keine individuelle Analyse Ihrer Organisation.
Kostenmodell (ASSUMPTION EUR/User/Monat)
| SKU | EUR/User/Monat | Hinweis |
|---|---|---|
| Microsoft 365 E3 | 36 | ASSUMPTION: EU-Listenpreis-Näherung (Microsoft 365 Preisseite, je nach Kanal abweichend) |
| Project Plan 3 | 45 | ASSUMPTION: Add-on-Listenpreis-Näherung |
| Visio Plan 2 | 14 | ASSUMPTION: Add-on-Listenpreis-Näherung |
| Microsoft 365 F3 | 7.5 | ASSUMPTION: Frontline-Listenpreis-Näherung |
| Microsoft 365 E1 | 20 | ASSUMPTION: Listenpreis-Näherung |
| Exchange Online (Plan 1) | 4.2 | ASSUMPTION: Exchange Online Listenpreis-Näherung |
| SharePoint Online (Plan 1) | 5 | ASSUMPTION: SharePoint Online Listenpreis-Näherung |
| Microsoft Teams Essentials | 3.8 | ASSUMPTION: Teams Essentials Listenpreis-Näherung |
Summe vorher
€ 1,133,484
Summe nachher
€ 781,428
Ersparnis / Jahr
€ 352,056
Einsparung
31.06%
Gesamtkosten vorher vs. nachher (EUR/Jahr)
Lizenzmix nachher (Anteil Lizenzen)
Microsoft 365 E3
€ 1,380 · 56.3%
Project Plan 3
€ 99 · 4.0%
Visio Plan 2
€ 51 · 2.1%
Microsoft 365 F3
€ 280 · 11.4%
Microsoft 365 E1
€ 350 · 14.3%
Exchange Online (Plan 1)
€ 100 · 4.1%
SharePoint Online (Plan 1)
€ 90 · 3.7%
Microsoft Teams Essentials
€ 100 · 4.1%
Weitere Fallbeispiele in Kennzahlen
Zwei weitergehende Auswertungen im gleichen Format wie oben: Jahreskosten, Einsparung und Lizenzmix nach der Umstellung – anonymisiert dargestellt.
Einzelhandelskette, ~1.120 standortbezogene Microsoft-Konten
Filialen, Zentrale und Logistik in einem Tenant: Hoher E3- und E5-Anteil bei uneinheitlicher Nutzung. Nach Standort- und Rollenprofilen wurden Vollbundles auf Kernstandorte konzentriert; Filialen mit Schichtbetrieb erhielten Frontline- und Basis-Pakete.
Summe vorher (Jahr)
€ 480,000
Summe nachher (Jahr)
€ 316,800
Ersparnis / Jahr
€ 163,200
Einsparung
34%
Gesamtkosten vorher vs. nachher (EUR/Jahr)
Lizenzmix nachher (Anteil Lizenzen)
Microsoft 365 E5
€ 85 · 7.6%
Microsoft 365 E3
€ 340 · 30.4%
Microsoft 365 F3
€ 420 · 37.5%
Microsoft 365 E1
€ 185 · 16.5%
Exchange Online P1
€ 90 · 8.0%
Energieversorger, Büro- und Außendienst in einem Mandanten
Technik, Netzbetrieb und Verwaltung teilten sich ähnliche SKU-Stufen. Der Mix wurde entlang von Sicherheitsanforderungen und tatsächlichem Office-Bedarf neu gesetzt; Außendienst und Leitstand nutzen überwiegend schlankere Workloads.
Summe vorher (Jahr)
€ 890,000
Summe nachher (Jahr)
€ 525,100
Ersparnis / Jahr
€ 364,900
Einsparung
41%
Gesamtkosten vorher vs. nachher (EUR/Jahr)
Lizenzmix nachher (Anteil Lizenzen)
Microsoft 365 E5
€ 180 · 12.6%
Microsoft 365 E3
€ 620 · 43.4%
Microsoft 365 F3
€ 410 · 28.7%
Microsoft 365 E1
€ 220 · 15.4%