CHAOS erkennt, entscheidet und optimiert Microsoft-Lizenzen automatisch.
CHAOS verbindet Microsoft 365 und Entra ID zu einem durchgängigen Ablauf: von der Anbindung über Analyse und Optimierung bis zum prüfbaren Nachweis. Rule Engine, Decision Graph und Audit Trail bleiben dabei jederzeit transparent.
Vollautomatisch · Auditierbar · Least Privilege · Evidence Packs
Für 10 bis 100.000+ User – vom kleinen Unternehmen bis zum Konzern.
Typische Einsparungen von 10–50% der Microsoft Online Lizenzkosten – plus spürbare Entlastung im IT-Betrieb durch automatisierte, repetitive Lizenzzuweisungen (in der Praxis bis zu 80 Stunden pro Monat).
Why
Cost-optimal assignment
Before
E3
After
Mix
Anonymisiert
Anonymisiertes Kundenbeispiel
Ergebnis: Lizenzmix angepasst, Compliance erhalten, Gesamtkosten reduziert
Microsoft 365 E3
-920 Lizenzen (40%)
Project Plan 3
-114 Lizenzen (54%)
Visio Plan 2
-97 Lizenzen (66%)
Leitfaden
C · H · A · O · S
CHAOS – Automated. Compliant. Always optimized.
Collect
automatisch
CHAOS greift kontinuierlich und ohne manuelle Eingriffe auf bereits vorhandene Microsoft-Daten zu: Benutzer, Lizenzen, Nutzung, Geräte und Policies.
Handle
konsistent
Daten werden automatisch normalisiert und interpretiert — tenantübergreifend nachvollziehbar, inklusive SKU-Mapping und Rollenlogik.
Analyze
regel- & evidenzbasiert
Permanente Analyse gegen vordefinierte und versionierte Regeln — inklusive belegbarer Antwort auf die Frage: Warum ist das compliant?
Optimize
autonom
Automatische Lizenzentscheidungen: direktes Zuweisen oder Entziehen, oder genehmigungspflichtige Empfehlungen — jeweils inklusive Begründung und Savings-Impact.
Safeguard
dauerhaft abgesichert
Dauerhafte Überwachung, Re-Optimierung bei Änderungen und lückenlose Audit- sowie Entscheidungsdokumentation.
Problem → Lösung → Ergebnis
Viele Organisationen kaufen zu viele High-End-SKUs oder verteilen Lizenzen manuell. Das skaliert nicht – weder bei 100 noch bei 100.000 Konten.
CHAOS ist ein Entscheidungssystem: Es leitet aus Signalen (Nutzung, Gruppen, Rollen, Hybrid) den Bedarf ab, entscheidet lizenzkonform und dokumentiert das Warum.
Ergebnis: passender Lizenzmix, weniger Overlicensing, belastbare Nachweise für Finance und Audit – bei Mandantenfähigkeit für Partner und Konzerne.
So funktioniert’s
Hier geht es um den Ablauf und typische Größenordnungen. Sobald CHAOS mit Ihrem Microsoft-365- und Entra-Tenant verbunden ist, beziehen sich Kennzahlen und Szenarien auf Ihre Live-Daten.
Input & Anbindung
Über Microsoft Graph und Entra ID holt CHAOS laufend den Ist-Zustand: Benutzerkonten, Gruppenmitgliedschaften, zugewiesene SKUs, relevante Policies sowie Nutzungs- und Anmeldesignale. Jede Abfrage läuft least-privilege, Quelle, Scope und Zeitstempel werden versioniert abgelegt — ohne Excel als Zwischenlager und ohne manuelle CSV-Pflege.
Automatische Zuweisung
Zuweisungen und Entzüge laufen regelbasiert. Freigaben können für sensible Gruppen vorgeschaltet werden. Entra ID und Microsoft 365 bleiben die Systeme der Wahrheit.
Günstigste compliant Variante
CHAOS vergleicht sinnvolle SKU-Kombinationen und Add-ons gegenüber Bundles. Ziel ist immer: minimaler Preis bei eingehaltenen Service-Anforderungen und Microsoft-Vorgaben.
Auditfähiges Why-Layer
Jede Entscheidung enthält eine nachvollziehbare Begründung: Datenquelle, Regel, Alternativen und ausgeschlossene Optionen. Das reduziert Audit-Risiko und beschleunigt Freigaben.
Für wen ist CHAOS?
Midmarket bis Enterprise, interne IT- und Lizenzteams, Finance, Compliance sowie MSPs/CSP-Partner mit Mandantenfähigkeit.
Was wird automatisiert?
Inventarisierung, Bedarfssignale, Szenarien, Empfehlungen, Reports und Evidence Packs – der Kreislauf Connect → Discover → Analyze → Optimize → Prove läuft vollautomatisch, Freigaben bleiben bei Ihnen.
Was bekommen Sie?
Nachvollziehbare KPIs, Management-taugliche Exporte und eine gemeinsame Datenbasis für alle Stakeholder – ohne parallele Excel-Wahrheiten.
Outputs & Nachweise
Typische Artefakte, die CHAOS vollautomatisch oder halbautomatisch bereitstellt:
- Reports für Finance und IT-Leitung (Run-Rate, Einsparungen, Risiken)
- Audit Trail (wer/was/wann/warum) inkl. Regelversion
- Evidence Packs für Revision und Microsoft-relevante Prüfungen
- Empfehlungen mit Why-Layer und ausgeschlossenen Alternativen
- Automatisierungsnachweise für Freigaben und Rollouts
Automated Workflow
So unterscheidet sich der Standardbetrieb von optionalen manuellen Eingriffen – transparent für IT, Finance und Compliance.
Läuft automatisch (Standard)
- Anbindung und Inventarisierung über Microsoft Graph / Entra (least privilege, dokumentierte Scopes)
- Discover & Analyze: Signale aus Nutzung, Gruppen und Rollen fließen in die Entscheidungsmodelle
- Optimize: kostengünstigste lizenzkonforme Varianten inkl. dokumentierter Alternativen
- Prove: Reports, Audit Trail und Evidence Packs für Nachweise
- Kontinuierliche Aktualisierung ohne Excel als „Systeminstanz“
Optional manuell / Governance
- Freigaben für kritische Gruppen oder Change-Fenster
- Policy-Overrides und dokumentierte Ausnahmen
- Export in ITSM/GRC nach Unternehmensvorgabe
Trust & Compliance
Status, Security, Changelog und SLA finden Sie im Trust Center – als zentrale Referenz für Ihre Prüfungen.
Trust Center öffnenCHAOS — eine gemeinsame Datenbasis für Lizenz, Kosten und Audit.
Aus der Praxis
Szenario
Eine produzierende Midmarket-Firma mit rund 2.800 Microsoft-365-Konten fährt seit Jahren einen flächigen E3-Standard inklusive Project/Visio für viele Teams, die diese Funktionen kaum nutzen. Zusätzlich sind Add-ons historisch gewachsen; Finance und IT führen parallele Excel-Modelle.
Warum (Why-Layer)
CHAOS begründet jede Verschiebung mit Datenquelle, Regelversion und ausgeschlossenen Alternativen (Why-Layer). So wird die Run-Rate nicht nur gesenkt, sondern vor CFO und Revision nachvollziehbar erklärt – ohne manuelle Screenshots.
Vorher/Nachher in EUR pro Monat (Run-Rate). Ersparnis/Jahr = Differenz × 12. Die Werte spiegeln typische Midmarket-Konstellationen aus mehreren abgeschlossenen Optimierungsprogrammen (anonymisiert, gerundet); Ihre Organisation weicht je nach Bestand und Governance natürlich ab.
Summe vorher (mtl.)
€ 182,000
Summe nachher (mtl.)
€ 138,320
Ersparnis / Jahr
€ 524,160
Einsparung
24%
Laufende Kosten: Vorher vs. Nachher
Lizenzmix nach SKU (Nachher)
Verteilung nach Microsoft-365-/Online-SKUs (Nachher, lesbar)
Microsoft 365 E3
€ 52,562 · 38.0%
Microsoft 365 F3
€ 30,430 · 22.0%
Microsoft 365 E5
€ 16,598 · 12.0%
Project Plan 3
€ 13,832 · 10.0%
Visio Plan 2
€ 11,066 · 8.0%
Microsoft Defender for Office 365 (Plan 1)
€ 13,832 · 10.0%
Konsolidierte Kennzahlen aus vergleichbaren Mandantenprojekten (DSGVO-konform anonymisiert, gerundet). So sehen Finance- und IT-Teams typische Run-Rates vor einer Live-Anbindung. Verbindliche Auswertung mit Ihrem Tenant in der Demo.
| Summe vorher (mtl.) | 182000 |
|---|---|
| Summe nachher (mtl.) | 138320 |
| Ersparnis / Jahr | 524160 |
FAQ
Was bedeutet „vollautomatisch“ bei CHAOS konkret?
CHAOS übernimmt Connect → Discover → Analyze → Optimize → Prove: Datenanbindung, Analyse, Empfehlungen, optional ausführbare Änderungen und auditierbare Nachweise – ohne parallele Excel-Wahrheiten.
Welche Datenquellen werden genutzt?
Typischerweise Microsoft Graph und Entra ID mit least-privilege Scopes. Details zu Lese-/Schreibumfängen finden Sie auf der Integrationsseite und im Trust Center.
Kann ich Freigaben und Ausnahmen abbilden?
Ja. Kritische Gruppen, längere Abwesenheiten von Mitarbeitenden (z. B. Karenzen) und Policy-Overrides lassen sich als dokumentierte, versionierte Regeln modellieren – Automation bleibt steuerbar.
Wie werden Einsparungen dargestellt?
Über Run-Rate-Logik (EUR/Monat → Jahresersparnis) und dokumentierte Hebel – dieselbe Darstellung wie in Mandantenprojekten. Auf den Seiten sehen Sie ein Referenzprofil; verbindliche Kennzahlen ergeben sich mit Ihrem Tenant in der Demo.
Wo finde ich Security- und Compliance-Infos?
Im Trust Center (Status, Security, Changelog, SLA). Für auditorische Tiefe stellen wir Evidence Packs und Exporte bereit.
Savings Calculator
Erhalten Sie eine orientierende Bandbreite für Einsparpotenziale – mit transparenter, nachvollziehbarer Logik.
Bereit für belastbare Lizenzentscheidungen?
Fordern Sie einen Demo-Zugang an: Demoaccount mit Demodaten für Endkunden und Reseller – Zustellung in der Regel innerhalb eines Werktags.