Compliance & Audit
Wenn Kosten sinken, fragt jede Revision: Wurde dabei die Lizenzvereinbarung mit Microsoft eingehalten? CHAOS beantwortet das mit Evidenz: Zeitpunkt, Datenquelle, Regel, gewählte SKU und verworfene Alternativen – statt mündlicher Überlieferung.
Audit Trail
Reports und Exporte sind so strukturiert, dass Prüfer nachvollziehen können, warum ein Konto eine bestimmte Lizenz hat oder hatte. Das schließt technische Metadaten (z. B. Regelversion) und fachliche Kurzbegründungen ein – ohne dass jedes Mal ein Lizenzanwalt dazwischengeschaltet werden muss.
- Nachvollziehbare Historie zu Zuweisung und Entzug
- Verknüpfung von Entscheidung und Why-Layer
- CSV/PDF-Exporte je nach Paket (siehe Roadmap/Vertrag)
Risikominimierung
Unterlizenzierung und Überlizenzierung sind beides Risiken – das eine rechtlich/finanziell, das andere budgetär. CHAOS adressiert beides, indem Anforderungen explizit modelliert und gegen den Bestand geprüft werden. In regulierten Branchen hilft die Evidenz zusätzlich bei Datenschutz- und Zugriffsfragen.
- Weniger „Wir haben irgendwo noch Lizenzen“
- Klare Trennung von Ausnahmen und Standardregeln
- Grundlage für interne Kontrollsysteme (IKS)
Governance
Policies sind nicht statisch: Sie werden versioniert, mit Gültigkeitszeiträumen versehen und können an Organisationsänderungen angepasst werden. Ausnahmen („dieser eine CEO“) werden als solche markiert, damit sie nicht zur stillen Norm werden.
- Versionierte Regelwerke statt Excel-Chaos
- Sichtbarkeit von Dauer- vs. Temporärausnahmen
- Abstimmung mit Identity-Governance in Entra ID
CHAOS — Evidence, wenn Prüfer nach dem „Warum“ fragen.
Aus der Praxis
Szenario
Vor einem internen Audit oder einer Microsoft-relevanten Prüfung müssen Reports, Zuordnungen und Änderungshistorie in konsistenter Form vorliegen – oft unter Zeitdruck und mit wechselnden Analyst:innen.
Warum (Why-Layer)
Evidence Packs bündeln Exporte und Begründungen so, dass Prüfer:innen die Spur in Minuten verstehen. Das Why dokumentiert, warum bestimmte SKUs nicht gewählt wurden, obwohl sie auf den ersten Blick günstiger wirken.
Vorher/Nachher in EUR pro Monat (Run-Rate). Ersparnis/Jahr = Differenz × 12. Die Werte spiegeln typische Midmarket-Konstellationen aus mehreren abgeschlossenen Optimierungsprogrammen (anonymisiert, gerundet); Ihre Organisation weicht je nach Bestand und Governance natürlich ab.
Summe vorher (mtl.)
€ 74,500
Summe nachher (mtl.)
€ 60,345
Ersparnis / Jahr
€ 169,860
Einsparung
19%
Laufende Kosten: Vorher vs. Nachher
Lizenzmix nach SKU (Nachher)
Verteilung nach Microsoft-365-/Online-SKUs (Nachher, lesbar)
Microsoft 365 E5
€ 16,897 · 28.0%
Microsoft 365 E3
€ 16,897 · 28.0%
Microsoft Defender for Office 365 (Plan 1)
€ 12,069 · 20.0%
Microsoft Purview Information Protection
€ 7,241 · 12.0%
Microsoft Entra ID P1
€ 7,241 · 12.0%
Konsolidierte Kennzahlen aus vergleichbaren Mandantenprojekten (DSGVO-konform anonymisiert, gerundet). So sehen Finance- und IT-Teams typische Run-Rates vor einer Live-Anbindung. Verbindliche Auswertung mit Ihrem Tenant in der Demo.
| Summe vorher (mtl.) | 74500 |
|---|---|
| Summe nachher (mtl.) | 60345 |
| Ersparnis / Jahr | 169860 |