Kostenoptimierung
Kostenoptimierung bedeutet hier: den kleinsten konformen Geldbetrag für die tatsächlich benötigten Funktionen – nicht blindes Herunterstufen. CHAOS vergleicht Bundles, Einzel-SKUs und Add-ons systematisch und zeigt, wo ein höherwertiges Bundle doch günstiger ist als „Basis + viele Add-ons“.
Optimierungsziel
Das System minimiert die Gesamtkosten unter Einhaltung der definierten Mindestfunktionen (Mail, Teams, Schutzfeatures, Spezialsoftware). Wo mehrere Pfade möglich sind, wird der preislich günstigste gewählt – sofern keine übergreifende Policy (z. B. einheitliches Bundle für eine Division) entgegensteht.
- Bundle-vs.-Standalone-Vergleich pro Profil
- Add-ons nur, wenn sie günstiger sind als der nächsthöhere Bundle-Sprung
- Kosten je Rolle aggregierbar für Controlling
Transparente Claims
Wir vermeiden pauschale Prozentversprechen. Stattdessen: typische Spannen aus Projekten, Rechner und Fallbeispiele mit offengelegten Annahmen. So bleibt die Finance-Seite nachvollziehbar, ohne von Potenzialen zu schweigen.
- Bandbreiten statt Scheingenauigkeit
- ASSUMPTION-Kennzeichnung bei Listenpreis-Näherungen
- Verweis auf Tenant-Daten für verbindliche Zahlen
Wirtschaftlichkeit
Controller sehen nicht nur Endpreise, sondern Pfade: was wäre passiert, wenn alle auf E5 geblieben wären? Was kostet die nächste Alternative? Diese Transparenz beschleunigt interne Freigaben und reduziert Streit über „warum genau diese SKU“.
- Szenarien für Budgetgespräche vorbereiten
- ABC-Analysen nach Kosten und Risiko unterstützen
- Einordnung von True-up und Vertragsänderungen
CHAOS — Run-Rate verstehen, bevor Budget und Renewal es verlangen.
Aus der Praxis
Szenario
Finance sieht steigende Microsoft-Run-Rate, aber die Ursachen sitzen in Add-ons, True-ups und überdimensionierten Bundles. Controller wollen belastbare Szenarien, bevor sie Budget freigeben.
Warum (Why-Layer)
Kostenhebel werden nicht nur gezählt, sondern erklärt: welche Nutzergruppe, welches Nutzungsprofil, welche Alternative wäre teurer oder riskanter. So wird Einsparung mit Risikoabwägung verbunden, nicht mit pauschalem Downgrade.
Vorher/Nachher in EUR pro Monat (Run-Rate). Ersparnis/Jahr = Differenz × 12. Die Werte spiegeln typische Midmarket-Konstellationen aus mehreren abgeschlossenen Optimierungsprogrammen (anonymisiert, gerundet); Ihre Organisation weicht je nach Bestand und Governance natürlich ab.
Summe vorher (mtl.)
€ 305,000
Summe nachher (mtl.)
€ 176,900
Ersparnis / Jahr
€ 1,537,200
Einsparung
42%
Laufende Kosten: Vorher vs. Nachher
Lizenzmix nach SKU (Nachher)
Verteilung nach Microsoft-365-/Online-SKUs (Nachher, lesbar)
Microsoft 365 E3
€ 74,298 · 42.0%
Microsoft 365 E1
€ 35,380 · 20.0%
Microsoft 365 F3
€ 38,918 · 22.0%
Exchange Online (Plan 1)
€ 14,152 · 8.0%
Weitere Online-SKUs / Add-ons
€ 14,152 · 8.0%
Konsolidierte Kennzahlen aus vergleichbaren Mandantenprojekten (DSGVO-konform anonymisiert, gerundet). So sehen Finance- und IT-Teams typische Run-Rates vor einer Live-Anbindung. Verbindliche Auswertung mit Ihrem Tenant in der Demo.
| Summe vorher (mtl.) | 305000 |
|---|---|
| Summe nachher (mtl.) | 176900 |
| Ersparnis / Jahr | 1537200 |