Shared Mailbox & geteilte Ressourcen
Häufige Kosten- und Compliance-Falle – CHAOS macht Muster sichtbar.
Problem
Freigegebene Postfächer und funktionale Konten werden fälschlich mit Vollbundles lizenziert oder umgekehrt under-licensed genutzt. Delegation und Teams-Anbindung erschweren die Zuordnung. Prüfer fragen gezielt nach Konstruktionen mit funktionalen Konten. Manuelle Stichproben skalieren nicht.
Ansatz mit CHAOS
CHAOS erkennt Muster aus Mailbox-Typ, Zuweisungen und Gruppenmitgliedschaften (soweit aus Graph ableitbar) und markiert Ausreißer. Regeln dokumentieren Korrekturpfade und Ausnahmen mit Freigabe. Warum-Schicht erklärt Nicht-Spezialisten die Entscheidung.
Ergebnis aus CHAOS
Reduzierte Fehlzuweisungen, klarere Richtlinien für funktionale Konten und Exporte für Prüfungen. Helpdesk bekommt weniger Einzeltickets zu „braucht die Shared Mailbox E3?“.
Erkenntnis
Technische und organisatorische Definition („wann ist es shared, wann user“) muss einmal governance-seitig fixiert werden – CHAOS setzt es danach wiederholbar um.